¿Cómo una base de datos incrementa ventas y fideliza clientes?

En todas las empresas sucede que poseen información muy valiosa de sus clientes y las ventas. Sin embargo, lo que muchas empresas no implementan son las herramientas y prácticas necesarias para permitir que toda esa información resulte en una base de datos altamente rentable para la empresa.

La creación de una base de datos implica que la información debe normalizarse y requiere de habilidades y competencias que aseguren que la información evolucione para que sea compatible con las necesidades cambiantes de los clientes y la empresa.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es la recopilación de datos dentro de una empresa que nos permite crear, mantener y usar la información que requerimos para facilitar y perfeccionar las actividades a realizar en nuestra campaña de marketing. Una base de datos nos permite optimizar la información para que sea más fácil de encontrar, más rápida de actualizar y reduce significativamente el riesgo de perdidas ya que contribuyen significativamente en el proceso de toma de decisiones.

Las bases de datos no representan un concepto nuevo, las empresas las han estado implementando durante mucho tiempo. Sin embargo, es recientemente, cuando la cantidad de datos obtenidos del cliente se ha multiplicado considerablemente, que las empresas se ven en la necesidad de adoptar un enfoque diferente para lograr mantenerse al día con el volumen de información cada vez mayor.

La base de datos se vuelve una herramienta esencial cuando tenemos que manejar enormes cantidades de información relacionada con nuestros clientes, ya que mientras más es el volumen de datos que registramos sobre nuestros clientes, con mayor precisión debemos de implementar las estrategias que nos permitan promocionar los productos o servicios de nuestra empresa.

Y no es sólo la cantidad de datos lo que ha estimulado el aumento de implementar bases de datos eficaces en el marketing. Las empresas, e incluso el propio marketing se han vuelto cada vez más competitivas. Además, los canales han evolucionado de tal manera que los medios tradicionales

 ya no son suficientes y esto provoca que los canales de venta se vuelvan más concurridos.

Incluso han evolucionado las formas en que se realizan las diversas transacciones comerciales. Nuevos métodos de compra y pago se han introducido y todo el proceso de compra se ha acelerado. Como resultado, los clientes toman menos tiempo para tomar sus decisiones al momento de comprar y es para este fin que las bases de datos se han vuelto muy importante en toda estrategia de marketing.

El factor clave de crear una buena base de datos es crear, establecer y mantener una buena relación con los clientes para obtener una mayor fidelización y con el uso apropiado de las herramientas a nuestra disposición, transformamos al marketing de un proceso reactivo a un proceso proactivo. Dado que las comunicaciones resultantes se enfocarán en brindar una personalización a los clientes, la relevancia y el interés en el producto o servicio ofrecido será aún mayor.

Beneficios que brinda una base de datos

• Agiliza las actividades y la información de nuestra empresa. Si contamos con una gran cantidad de información sobre nuestros clientes, pero no disponemos de una forma apropiada para administrarlos u organizarlos, configurar una base de datos nos permitirá organizar grandes cantidades de información, clasificarla y obtener los datos específicos que necesitamos. Ya sea, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, consultas, información demográfica, información de compras anteriores y demás.
• Detectar oportunidades de negocio. Al utilizar la información en nuestra base de datos, podemos enviar promociones específicas a nuestros clientes potenciales o ventas específicas a nuestros clientes existentes. Podemos, por ejemplo, enviar un correo electrónico a los clientes que han comprado un producto y servicio en específico basado justamente en esa compra que realizó para evitar mandar el mismo correo a los demás clientes. Saber dirigir las promociones, representan un uso mejor de nuestros recursos y tiempo.
• Nos ayuda a predecir de mejor manera las acciones y el comportamiento de nuestros clientes. Con una buena base de datos, seremos capaces de analizar los patrones de comportamiento y compra de nuestros clientes para tomar mejores decisiones en nuestra estrategia de marketing y mejorar la fidelización. Un ejemplo sería, determinar las distintas tendencias de ventas en función del producto o servicio que se compró en el pasado y de esa manera predecir cuáles son los clientes que representan una mayor probabilidad de comprar en el futuro y determinar los productos o servicios que podrían interesarles.
• Llevar un seguimiento del rendimiento de nuestra campaña de marketing. Dentro de cualquier campaña de marketing, es esencial llevar un seguimiento para medir el rendimiento de la misma. Por medio de la información que disponemos seremos capaces de recopilar métricas importantes para medir los resultados y determinar cuáles son los esfuerzos que están generando los resultados deseados y cuáles necesitan modificarse. Este seguimiento contribuye de forma significativa a la fidelización de clientes, así como a las ventas.
• Mejor uso del presupuesto. Como se menciona anteriormente, una base de datos agiliza las actividades y la información de la empresa. Al saber dirigir nuestros esfuerzos a los clientes específicos, haremos uso de nuestros recursos con mayores oportunidades de éxito en lugar de ampliar los esfuerzos innecesariamente en espera de aumentar las ventas.

Entre otras ventajas que podemos obtener de las bases de datos encontramos las siguientes:

• Ayuda a una mejor segmentación de los clientes, tanto los nuevos como los existentes, basado en información demográfica, comportamientos, intereses personales y demás.
• Diseñar mensajes altamente personalizados para clientes actuales y potenciales.
• Determinar el mejor canal y el momento para atraer clientes basado en el recorrido del comprador.
• Desarrollar estrategias efectivas para la fidelización que brinden los incentivos correctos para obtener una nueva compra.
• Permite probar y desarrollar nuevas ideas y productos al decidir a cuál segmentación de nuestros clientes lanzarlas primero, reduciendo considerablemente los factores de riesgo.

Recopilar y analizar continuamente los datos de nuestros clientes en nuestra base de datos nos asegura obtener información de calidad, mientras mejor sea la calidad de información en nuestra base de datos, más exitosas serán nuestras campañas de marketing.

Tipos de bases de datos

De acuerdo con el tipo de empresa, las bases de datos se clasifican generalmente de dos maneras. Las bases de datos de consumidores, para las empresas que desarrollan una estrategia de negocio a consumidor (Business to consumer B2C) y las bases de datos comerciales, para las empresas que desarrollan una estrategia de negocio a negocio (Business to business B2B).

Bases de datos de consumidores

Este tipo de bases de datos está diseñado principalmente para las empresas B2C, que son aquellas que venden sus productos o servicios directamente a los consumidores. Son bases de datos que requieren medidas de seguridad muy estrictas, sobre todo en lo que se refiere a la privacidad de los consumidores cuya información es la que se almacena en la base de datos. Debido a esto, hay que tomar muy en cuenta las leyes existentes que se aplican a la privacidad al momento de elaborar una base de datos.

La información utilizada en este tipo de base de datos es sobre clientes existentes y potenciales y generalmente incluye el nombre, la dirección, información demográfica, historial de transacciones y de comunicaciones o interacciones entre la empresa y el consumidor.

Bases de datos comerciales

Este tipo de bases de datos está diseñado principalmente para las empresas B2B, que son aquellas que venden sus productos o servicios directamente a otras empresas. A diferencia de una base de datos tipo B2C, la información que se recopila en las bases de datos comerciales puede resultar más avanzada en cuanto a los detalles a tomar en cuenta, sin embargo, a menudo esta información se encuentra sujeta a menos restricciones. Otra diferencia sería que el volumen de datos no es tan voluminoso a diferencia de las bases de datos de consumidores.

Con estos aspectos, usualmente se considera que las bases de datos comerciales son más limitadas a las bases de datos de consumidores. La información se recopila a menudo de los propios departamentos de ventas y marketing, además de interacciones directas con los clientes.

Creando bases de datos de clientes desde cero

¿De qué manera podemos comenzar a crear nuestra propia base de datos? Podemos comenzar con los siguientes pasos:

• Identificar nuestro público objetivo. Junto con nuestro buyer persona podremos identificar el perfil de nuestro cliente ideal para nuestros productos o servicios. La colaboración con los diferentes equipos y departamentos durante este proceso es muy importante, esto se debe a que el departamento de ventas, de marketing y todo aquel que tenga un contacto con los clientes o prospectos brinda información relevante para la creación del perfil. Además, haremos uso de este perfil para decidir qué tipo de información se debe de incluir en nuestra base de datos.
• Encontrar el software ideal para almacenar los datos. Los datos obtenidos de nuestros clientes no generarán el impacto deseado si no podemos acceder a ellos de una forma eficaz. Existen diversas herramientas que nos facilitan la forma de recopilar y visualizar la información que obtenemos e incluso nos permiten organizarla de manera que coincida con las diferentes categorías de nuestros productos o servicios. A este software se le conoce como software de gestión de relaciones con clientes o CRM (Customer Relationship Management).  Existen diversos CRM de los que podemos hacer uso, tanto en versiones de pago como gratuitos. Entre las versiones gratuitas podemos encontrar el CRM de HubSpot, y  Apptivo.
• Recopilación de los datos. Las formas en las que se pueden obtener los datos pueden ser muy variadas. La forma más usual es la información que se obtiene directamente de los clientes, a través de técnicas de generación de leads que incluyen llenar formularios o encuestas. Otras formas en las que se puede recopilar datos son las siguientes: a través de esfuerzos publicitarios y de relaciones públicas, el envío de correos electrónicos, por medio de las ventas o transacciones directas con los clientes por medio de los representantes del servicio al cliente. Los tipos de datos que se recolectan también pueden variar, sobre todo dependiendo del tipo de empresa y la estrategia que decida realizar. Entre algunos tipos de datos que podemos encontrar se encuentran:
• Datos anexados, estos son los datos que se agregan a la información general del cliente junto con detalles demográficos más específicos. Estos dependen completamente del mercado en el que se desarrolla la empresa. Por ejemplo, una empresa que vende automóviles puede considerar como datos anexados el valor actual del automóvil del cliente y el número de años que lo tiene bajo su propiedad, así como el número de años que lo ha utilizado.
• Datos de sitio web, se refiere a la información que se recopila a través de los sitios web que utilizan cookies u otras herramientas para la recopilación de datos.
• Datos de correo electrónico, se basa en la información obtenida mediante las interacciones por correo electrónico. Usualmente se recopila mediante encuestas en los correos electrónicos o formularios de respuestas de los clientes.
• Transformar los datos en conocimiento. Una vez recopilados los datos, procedemos a hacer el análisis de los mismos, esto resulta en la información vital para los esfuerzos de marketing. En esta parte tiene mucho que ver el uso que le demos a las métricas y estadísticas disponibles en el CRM que escojamos. Luego de obtener esta información, podremos utilizar los métodos más eficaces para mantener una relación duradera con los clientes mandando los mensajes en el momento apropiado y con el contenido adecuado para mejorar la fidelización.

El desarrollo y evolución de las estrategias empresariales

Una base de datos no se trata sólo de crear los métodos para orientar nuestras comunicaciones en las estrategias de marketing. Es en realidad algo mucho más grande. Este proceso no se detiene cuando hemos logrado convertir nuestros esfuerzos en ventas para nuestra empresa.

La información de la que disponemos se someterá a un análisis aún más profundo para que todo el aspecto administrativo de nuestra empresa pueda idear las estrategias dirigidas a largo plazo, las bases de datos son cruciales en cuanto al pronóstico e influyen en la toma de decisiones. La fidelización de los clientes y establecer una reputación de nuestra marca, se benefician directamente de los datos recopilados. Al final, una base de datos ayuda al crecimiento y desarrollo general de nuestra empresa.